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本书着重介绍了秘书人员所应掌握的基本工作及其操作方法，内容包括秘书的职能与素质要求和秘书一般所担负的文书、信息、调研、会务、档案管理与保密、协调与接待等工作。

本书注重了对职业技能短期培训教学的实用性和适用性，突出了可操作性，有较强的可读性。本书可作为职业技能短期培训学员、就业再就业人员和农村进城务工人员的培训教材，也可供从事秘书工作的相关人员阅读参考。

本书由黄国华主编，李颂华、柯水发、田阳、杨雪松、汪海洋、黄薇、盛双庆、刘丽萍、吴超、单丽君参加编写。

章 秘书概论

　节 秘书的概念与分类

　第二节 秘书工作的任务与特点

　第三节 秘书的职能

　第四节 秘书的素质

　第五节 秘书与领导

　第六节 秘书规范

第二章 文书工作

　节 文书工作概论

　第二节 文书的办理

　第三节 公文写作

第三章 信息工作

　节 信息与信息工作

　第二节 信息处理

第四章 调研工作

　节 秘书与调查研究

　第二节 调查研究的方式与方法

第五章 信访工作

　节 信访工作概论

　第二节 信访工作的原则与制度

　第三节 信访工作的程序

第六章 会务工作

　节 会议的概念、作用与类型

　第二节 会务工作概述

　第三节 会务工作的内容

　第四节 常见会议文书的写作方式

第七章 事务工作

　节 办公环境的维护与管理

　第二节 值班工作

　第三节 电话往来

　第四节 接待工作

　第五节 后勤管理

　第六节 印章管理

　第七节 随从性事务

　第八节 协调工作

第八章 档案、保密工作

　节 秘书与档案、保密工作

　第二节 档案、保密工作技能

第九章 办公自动化

　节 办公自动化概论

　第二节 办公室常用设备的使用

　第三节 秘书与办公自动化

　第四节 办公自动化的安全管理

附录1 秘书国家职业标准

附录2 国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知

附录3 国家行政机关公文格式

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章 秘书概论

　　第二节 秘书工作的任务与特点

　　一、秘书工作的任务

　　秘书工作的任务主要有以下7个方面：

　　1．调查研究与信息收集

　　调查研究是领导者了解情况、进行决策的基础，而领导的调查研究工作大部分，甚至全部要靠秘书人员进行，秘书应该通过访问、开会、问卷、查阅资料等形式获得真实的的全面的信息，及时提供给领导。

　　2．文书工作

　　文书工作包括收文和发文两个方面，收到的文件要分轻重缓急交给领导批阅处理，发文要在领导的指示下按程序认真进行，很多时候秘书还要进行文件、报告的起草，所以秘书对文书的写作规范、要求等要熟悉，处理完的文档要及时分类归档。

　　3．会议筹办

　　秘书应该按照领导的要求和会议的主题、风格等进行会议的准备、组织、后勤保障、安全保卫等工作。注意不同的会议类型（大、中、小型)和会议形式（电视电话会议、圆桌会议等)都有不同的筹办要求。

　　4．来宾接待

　　秘书应负责来宾的接待工作，包括制订接待方案、组织迎送、安排宴会等。在接待中要注意礼仪，力求树立单位的良好形象。

　　5．档案管理

　　如果一个单位没有专门的档案部门，秘书就要承担起档案管理工作。要注意按照档案管理的科学方法和原则进行档案的采集、整理、保管和提取。

　　6．信访工作

　　信访工作包括信访的接待和处理。秘书对于各种信函、来访或投诉要认真地对待，在领导的授权下可以作适当的处理，对自己处理不好或不在自己权限范围内的问题，要及时向领导汇报。

　　7．日常事务工作

　　如文印、交通、生活、福利、医疗保健、物资设备管理、环境管理等工作，常常都需要秘书来处理。

　　二、秘书工作的特点

　　秘书人员必须充分认识自身所从事工作的特点，端正工作态度，从而发挥主观能动性，积极自觉地开展工作。秘书工作具有它的从属性、广泛性和机密性。

　　1．从属性

　　秘书工作的从属性是指秘书工作必须围绕领导工作的需要而进行，因而也是服务性、被动性的工作。但是秘书人员应力求掌握工作的规律，在被动中争取主动。例如，对例行的会议要依据程序把准备工作、服务工作做在前面；对非常规性的工作，也应不断摸索，提高自己的预见性。领导没想到的，秘书人员事先要想到；领导想到的，要帮助领导谋划得更周全。秘书工作从属性的本质特征决定了这种工作的原则和方法。

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